PENERIMAAN TELEPON

Kegiatan di unit pendaftaran yang fungsinya menerima telepon masuk dari luar membutuhkan informasi mengenai Klinik Gracia

Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk menerima panggilan telepon.

• Keputusan Kepala Klinik Gracia Nomor 98/SK/GRC/I/2023 tentang
  Kebijakan Pelayanan Klinis

1. Petugas pendaftaran segera mengangkat telepon ketika berdering (maksimal tiga kali berdering).
2. Ucapkan salam dengan menyebutkan “Klinik Gracia, Selamat Pagi/Siang/Sore Dengan….. (Nama petugas), Bisa dibantu?
3. Petugas Pendaftaran Mendengarkan dan menganalisa Permasalahan atau kebutuhan penelpon dengan baik.
4. Bila petugas mampu mengatasi permasalahan penelpon, maka petugas dapat langsung memberikan penjelasan dan jawaban yang jelas.
5. Bila petugas membutuhkan waktu sejenak untuk melakukan pengecekan terlebih dahulu sehingga penelpon harus menunggu, ucapkan “Bpk/Ibu Mohon Tunggu Sebentar”.
6. Setelah Pasien menunggu ucapkan “Bapa/ibu terimakasih telah menunggu”, dan berikan penjelasan dan jawaban yang jelas.
7. Sedangkan bila petugas belum mampu mengatasi permasalahan penelpon, petugas menanyakan data penelepon (nama dan no telepon yang dapat di hubungi) dan berikan kepastiaan hari penyelesaian.
8. Petugas menanyakan : “Bapak/Ibu apakah masih ada yang bisa kami bantu?”
9. Apabila tidak ada yang ingin ditanyakan lagi oleh penelepon, ucapkan  Terima kasih telah menghubungi kami”.
10. Ucapkan “Selamat pagi/siang/malam”.

Pendaftaran