KOMUNIKASI INTERNAL

Komunikasi internal merupakan pertukaran informasi secara timbal balik yang terjadi antara atasan dengan bawahan, bawahan ke atasan dan sesama anggota dalam tim guna untuk membangun dan membina hubungan internal, sehingga tercipta kedekatan emosional yang diwujudkan melalui komitmen dan keterlibatan yang bermanfaat bagi kesuksesan tim terkait pencapaian tujuan klinik.

Sebagai acuan penerapan langkah-langkah dalam pelaksanaan komunikasi internal guna terwujudnya komunikasi yang efektif dalam pelaksanaan kegiatan / program.

• Keputusan Kepala Klinik Gracia Nomor 47/SK/GRC/II/2019 tentang
  Komunikasi Internal

Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 11 Tahun 2017 tentang keselamatan Pasien

Briefing Pagi

1. Petugas shift malam dan shift pagi berkumpul pada pukul 8:00 setiap pagi.
2. Pemimpin Briefing memimpin doa bersama.
3. Kepala Klinik menyampaikan Visi, Misi, dan Tata Nilai Klinik Gracia.
4. Kepala Klinik memberikan pengarahan kepada petugas dalam pelaksanaan pelayanan harian.
5. Petugas menyampaikan kendala-kendala yang dihadapi selama pelaksanaan pelayanan.
6. Semua Petugas menyambut pasien.
7. Pemimpin Briefing membuat laporan briefing pagi dan meminta persetujuan kepada Kepala Klinik.
8. Pemimpin Briefing mengirim laporan briefing pagi melalui grup Whatsapp.

Rapat Penanggung Jawab Unit

1. Unit HRD mengirimkan undangan kepada Penanggung Jawab Unit minimal 3 hari sebelum rapat.
2. Kepala Klinik menyampaikan Visi, Misi, dan Tata Nilai Klinik Gracia.
3. Kepala Klinik menyampaikan agenda rapat.
4. Penanggung Jawab Unit melaporkan hasil pelaksanaan dan pencapaian kegiatan masing-masing unit.
5. Kepala Klinik dan Penanggung Jawab Unit membahas kendala-kendala yang dihadapi serta menentukan rencana tindak lanjut.
6. Unit HRD membuat notulen rapat dan meminta persetujuan kepada Kepala Klinik.
7. Unit HRD memberikan salinan notulen rapat kepada semua peserta rapat.

Rapat Bulanan

1. Unit HRD mengirimkan undangan kepada semua karyawan minimal 3 hari sebelum rapat.
2. Kepala Klinik menyampaikan Visi, Misi, dan Tata Nilai Klinik Gracia.
3. Kepala Klinik menyampaikan agenda rapat.
4. Penanggung Jawab Unit melaporkan hasil pelaksanaan dan pencapaian kegiatan masing-masing unit.
5. Kepala Klinik dan semua karyawan membahas kendala-kendala yang dihadapi serta menentukan rencana tindak lanjut.
6. Kepala Klinik dan semua karyawan mengidentifikasi hambatan bahasa, budaya, kebiasaan, dan penghalang yang terjadi pada pasien pada bulan sebelumnya serta menentukan rencana tindak lanjut.
7. Kepala Klinik dan semua karyawan menganalisa komplain pasien yang masuk pada bulan sebelumnya serta menentukan rencana tindak lanjut.
8. Unit HRD membuat notulen rapat dan meminta persetujuan kepada Kepala Klinik.
9. Unit HRD memberikan salinan notulen rapat kepada semua peserta rapat.

Rapat Tinjauan Manajemen

1. Unit HRD mengirimkan undangan kepada Penanggung Jawab Unit minimal 3 hari sebelum rapat.
2. Kepala Klinik menyampaikan Visi, Misi, dan Tata Nilai Klinik Gracia.
3. Kepala Klinik menyampaikan agenda rapat.
4. Penanggung Jawab Unit melaporkan pencapaian kegiatan masing-masing unit.
5. Kepala Klinik dan Penanggung Jawab Unit membahas program-program yang tidak mencapai target, kendala-kendala yang dihadapi, serta menentukan Rencana Tindak Lanjut.
6. Penanggung Jawab Unit melaporkan pelaksanaan Rencana Tindak Lanjut dari rapat sebelumnya (jika ada).
7. Unit HRD membuat notulen rapat dan meminta persetujuan kepada Kepala Klinik.
8. Unit HRD memberikan salinan notulen rapat kepada semua peserta rapat.

Grup Komunikasi melalui Whatsapp

1. Penanggung Jawab Unit membuat grup Whatsapp untuk masing-masing unit.
2. Kepala Klinik membuat grup Whatsapp untuk semua karyawan.
3. Kepala Klinik / Penanggung Jawab Unit dapat menyampaikan pengarahan melalui grup Whatsapp.
4. Petugas pelaksanan dapat menyampaikan kendala-kendala yang dihadapi dalam pelayanan melalui grup Whatsapp.

Komunikasi melalui perangkat elektronik (LAN Messenger).

1. Petugas masing-masing unit dapat berkomunikasi dengan unit lain melalui aplikasi LAN Messenger di komputer.
2. Petugas dapat menyampaikan pesan kepada unit lain yang berhubungan dengan pemenuhan pelayanan kepada pasien melalui aplikasi LAN Messenger.
3. Penyampaian pesan melalui aplikasi LAN Messenger tersimpan dalam history aplikasi.

Rapat Khusus

1. Unit HRD mengirimkan undangan kepada bagian terkait minimal 3 hari sebelum rapat.
2. Kepala Klinik menyampaikan Visi, Misi, dan Tata Nilai Klinik Gracia.
3. Kepala Klinik menyampaikan agenda rapat.
4. Kepala Klinik memimpin jalannya rapat.
5. Unit HRD membuat notulen rapat dan meminta persetujuan kepada Kepala Klinik.
6. Unit HRD memberikan salinan notulen rapat kepada semua peserta rapat.

Semua Unit