PERMINTAAN INFORMASI REKAM MEDIS

Permintaan informasi rekam medis adalah permintaan pasien, pihak asuransi yang sudah mendapat kuasa dari pasien, permintaan aparat penegak hukum kepada rumah sakit mengenai informasi medis yang meliputi identitas, diagnosa, riwayat penyakit, riwayat pemeriksaan dan riwayat pengobatan yang ada di dalam dokumen rekam medis untuk kepentingan pasien dan kepentingan pengadilan.

Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk permintaan informasi rekam medis.

• Keputusan Kepala Klinik Gracia Nomor 91/SK/GRC/I/2023 tentang
  Pelayanan Rekam Medis

Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2022 Tentang Rekam Medis

Akses informasi rekam medis

1. Pasien / keluarganya menyampaikan kepada Petugas Pendaftaran & Rekam Medis bahwa pasien ingin mendapatkan informasi tentang kondisi dan rencana perawatan selanjutnya di klinik.
2. Petugas Pendaftaran & Rekam Medis mempersilahkan pasien untuk menunggu mendapatkan informasi medis.
3. Petugas Rekam Medis menyiapkan informasi yang dibutuhkan.
4. Permintaan informasi melalui telepon tidak bisa diberikan.
5. Apabila pasien ingin langsung mengakses rekam medis, yang bisa diberikan adalah resume medis dan hasil penunjang medis yang diberikan kepada pasien sewaktu pasien pulang dari klinik.

Akses rekam medis untuk kebutuhan pasien (klaim, second opinion dan lain-lain)

1. Apabila pasien atau pihak ketiga dari pasien (asuransi, perusahaan, dan lain-lain) memerlukan akses rekam medis, maka yang bisa diberikan adalah resume medis dan hasil pemeriksaan penunjang medis.
2. Pasien atau pihak ketiga membuat surat permintaan resume medis yang ditujukan kepada Kepala Klinik Gracia dengan dilampiri
   1. Surat izin pengeluaran informasi medis dari pasien.
   2. Apabila pengambilan resume medis dilakukan oleh pihak ke tiga (bukan pasien) maka perlu melapirkan surat kuasa yang berisi pelimpahan wewenang dari pasien ke pihak ketiga yang di tandatangani oleh kedua belah pihak yang bermaterai Rp 10.000,-
   3. Foto copy KTP pihak ketiga yang dikuasakan.
   4. Apabila pasien sudah meninggal dunia, maka ahli waris dari pasien bisa mewakili untuk izin pengeluaran informasi rekam medis pasien dengan melapirkan foto copy KTP atau KK ahli waris.
   5. Apabila pengambilan resume medis dilakukan oleh anak dari pasien tersebut, maka perlu melampirkan foto copy KTP dan fotocopy KK (Kartu Keluarga).
   6. Apabila surat turunan kematian yang diminta sudah pernah diberikan, tetapi kemudian hilang, perlu dilengkapi surat keterangan kehilangan dari kepolisian.
   7. Membuat surat kuasa ahli waris materai Rp. 10.000,-.
   8. Fotokopi KTP ahli waris.
   9. Fotokopi Kartu Keluarga (KK) pasien yang meninggal dan ahli warisnya.
   10. Apabila surat turunan kelahiran keluarga yang meminta atau pihak ketiga yang meminta, harus melampirkan KTP, KK, dan surat kuasa.
   11. Berkas surat di kirim ke Klinik Gracia untuk di naikan ke Kepala Klinik Gracia, Kepala Klinik Gracia mendisposisikan surat ke Petugas Rekam Medis.
   12. Apabila kelengkapan surat sudah lengkap petugas pelayanan rekam medis memprosesnya hingga sampai kepada pihak yang membutuhkan.
   13. Petugas pelayanan rekam medis mencocokkan data pasien di surat izin pengeluaran informasi rekam medis pasien dengan yang ada di rekam medis.
   14. Apabila cocok, kemudian disiapkan resume medisnya, bisa mengcopy resume medis yang sudah diberikan dan memberikan cap basah, atau meminta dokter yang merawat untuk mengisi.
   15. formulir yang diberikan oleh pihak asuransi (pihak ketiga).

Akses rekam medis untuk kebutuhan penelitian, kasus hukum, dll

1. Pihak yang berkepentingan membuat surat permintaan izin untuk mengakses rekam medis yang ditujukan kepada Kepala Klinik Gracia, dan juga mencantumkan :
   1. Tujuan mengakses rekam medis.
   2. Daftar no rekam medis yang ingin diakses.
   3. Nama petugas (siapa saja) yang akan mengakses (bila lebih dari satu orang).
   4. Kapan waktunya mengakses rekam medis.
   5. Surat di tembuskan ke petugas rekam medis dan manajemen.
2. Surat dibuat rangkap dua, satu diserahkan ke unit Rekam Medis.
3. Tembusan surat ke petugas rekam medis (apabila kebutuhan mengakses rekam medis bersifat cito atau segera). Petugas rekam medis mengecek isi surat, dan bila kebutuhan mengakses rekam medis bersifat rutin, maka dibuatkan disposisi kepada petugas rekam medis untuk menyiapkan rekam medis yang diperlukan.
4. Pihak yang minta izin untuk akses rekam medis diminta mengcopy surat yang telah di setujui oleh Kepala Klinik agar bisa dibawa setiap saat akan masuk ke rekam medis agar diizinkan masuk.
5. Selama mengakses rekam medis, tidak boleh memotret, memfoto copy isi dari rekam medis, juga tidak boleh merubah atau menambahkan informasi rekam medis.

• Pendaftaran & Rekam medis
• Perawat
• Dokter